Quy Nguyen, CPAQuy Nguyen, CPA

Where I startedNơi tôi bắt đầu

I began my career as an accountant at Salesforce, inside a finance organization operating at a scale most people never see from the inside — tens of billions of dollars in annual revenue, and the systems, controls, and layers of review that come with it.Tôi bắt đầu sự nghiệp với vị trí kế toán tại Salesforce, trong một bộ phận tài chính vận hành ở quy mô mà phần lớn mọi người không có dịp nhìn từ bên trong — doanh thu hàng năm hàng chục tỷ đô la, cùng với hệ thống, kiểm soát nội bộ và nhiều lớp soát xét đi kèm.

There I learned audit practice, supervised junior accountants, worked directly with CRM and financial systems, and took on improving how the numbers moved through them.Ở đó tôi học được thực hành kiểm toán, giám sát các kế toán viên cấp dưới, làm việc trực tiếp với hệ thống CRM và hệ thống tài chính, và đảm nhận việc cải tiến cách các con số vận hành qua những hệ thống đó.

That environment teaches one thing above all: a number is only as good as the trail behind it. Every figure has to reconcile. Every entry has to have a source. Every judgment has to survive somebody else reading it a year later.Môi trường đó dạy tôi một điều trên hết: một con số chỉ đáng tin bằng chính dấu vết phía sau nó. Mọi số liệu phải đối chiếu được. Mọi bút toán phải có chứng từ. Mọi nhận định phải đứng vững khi người khác đọc lại một năm sau.

Why small businessesVì sao là doanh nghiệp nhỏ

I have worked with small businesses since the day I started in accounting and taxes, and I have never stopped — more than a thousand individual and business clients since, across a wide range of trades and industries.Tôi đã làm việc với các doanh nghiệp nhỏ từ ngày đầu bước vào nghề kế toán và thuế, và chưa từng ngừng lại — đến nay là hơn một ngàn khách hàng cá nhân và doanh nghiệp, thuộc nhiều ngành nghề khác nhau.

A small business faces the same requirements a large company does — reconciled books, defensible positions, filings that are correct and on time — with none of the staff, none of the systems, and none of the specialists standing behind them. What a Fortune 500 finance department does with a team of thirty, a small business owner is expected to do alone, at night, after closing the shop.Một doanh nghiệp nhỏ phải đáp ứng đúng những yêu cầu như một tập đoàn lớn — sổ sách đối chiếu được, các nhận định có căn cứ, hồ sơ chính xác và đúng hạn — nhưng không có nhân sự, không có hệ thống, và không có đội ngũ chuyên gia phía sau. Việc mà một bộ phận tài chính Fortune 500 làm với ba mươi người, chủ doanh nghiệp nhỏ được kỳ vọng phải tự làm một mình, vào ban đêm, sau khi đóng cửa tiệm.

Working with the IRSLàm việc với IRS

Part of my experience is handling examinations with the IRS — thousands of hours of audit work — and that shapes how I prepare everything else. Once you have sat on the defending side of an examination, you build the file differently from the beginning: documentation gathered as the work is done rather than reconstructed under pressure, positions you can explain in plain language, and figures that trace back to a source document.Một phần kinh nghiệm của tôi là xử lý các cuộc kiểm tra với IRS — hàng ngàn giờ làm việc kiểm toán — và điều đó định hình cách tôi chuẩn bị mọi thứ khác. Khi đã từng ngồi ở phía phải giải trình trong một cuộc kiểm tra, bạn sẽ dựng hồ sơ khác đi ngay từ đầu: chứng từ được thu thập trong lúc làm việc thay vì gom vội khi bị hối thúc, các nhận định có thể giải thích bằng ngôn ngữ đơn giản, và mọi con số truy ngược được về chứng từ gốc.

It is also why I do the compilation work myself for the businesses I take on. Books built to be examined are a different thing from books built only to be filed.Đó cũng là lý do tôi tự thực hiện phần lập báo cáo tài chính cho các doanh nghiệp tôi nhận. Sổ sách được dựng để chịu được kiểm tra là một chuyện khác với sổ sách chỉ để nộp thuế.

Nobody can promise you will never be examined, and you should be wary of anyone who does. What I can commit to is that your file will be ready if it happens — every number documented, every position explainable, every balance tied to a statement.Không ai có thể hứa rằng bạn sẽ không bao giờ bị kiểm tra, và bạn nên dè chừng bất kỳ ai hứa như vậy. Điều tôi cam kết là hồ sơ của bạn sẽ sẵn sàng nếu điều đó xảy ra — mọi con số có chứng từ, mọi nhận định giải thích được, mọi số dư khớp với sao kê.

How I workCách tôi làm việc

• The fee is published before you call. Every rate is on this site, and a written estimate for your entity comes before any engagement letter is signed.Mức phí được công bố trước khi bạn gọi. Mọi mức phí đều có trên trang này, và báo giá bằng văn bản cho trường hợp của bạn có trước khi ký bất kỳ thư thỏa thuận nào.
• Vietnamese or English, both ways. On the phone, in writing, and in the part where a tax concept has to be explained a second time.Tiếng Việt hoặc tiếng Anh, cả hai chiều. Qua điện thoại, bằng văn bản, và cả khi một khái niệm thuế cần được giải thích lần thứ hai.
• One person, accountable. The CPA who prepares your work is the CPA who signs it and the CPA who answers the phone.Một người, chịu trách nhiệm. Chính CPA làm hồ sơ của bạn là người ký tên và cũng là người nghe điện thoại.
• Documentation as a standard, not a scramble. Books reconciled monthly, balances tied to statements, and a file that is complete before anyone asks to see it.Chứng từ là tiêu chuẩn, không phải việc chạy gấp. Sổ sách đối chiếu hàng tháng, số dư khớp với sao kê, và hồ sơ hoàn chỉnh trước khi có ai yêu cầu xem.